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Condomínios e empresas passam a seguir novas regras de registro e fiscalização trabalhista

Em 02/01/2026 entrou em vigor a Portaria Consolidada MTE nº 1/2025, que atualiza regras sobre registro de empregados, sistemas digitais e unifica procedimentos.

A nova Portaria revoga e consolida diversas normas anteriores, simplificando, deste modo, o sistema de normas administrativas trabalhistas.

O descumprimento das obrigações previstas na referida Portaria sujeitará os empregadores às multas e penalidades já dispostas na CLT e em legislações especificas.

Principais pontos:

• Carteira de Trabalho Digital

A referida Portaria consolida, em definitivo, a Carteira de Trabalho Digital como formato preferencial, com a emissão automática para todos os brasileiros cadastrados no CPF, sendo a versão física emitida apenas em casos excepcionais.

Para os empregadores do setor, isso significa que o registro de empregados — como porteiros, zeladores, faxineiros e demais funcionários de condomínios ou empresas — deve ser feito exclusivamente pelo sistema e-Social, com a informação do CPF e data de nascimento.

• Prazos para registro de empregados

A Portaria estabelece prazos específicos que condomínios e empresas devem observar:

• Até o dia anterior ao início das atividades: informações essenciais como CPF, data de nascimento, admissão, atividade e Classificação Brasileira de Ocupações – CBO, salário e tipo de contrato devem ser enviadas ao e-Social
• Até 15 dias após a admissão: dados complementares como endereço, cargo, horário de trabalho e informações sobre deficiência devem ser incluídos
• Até 10 dias após o desligamento: dados da rescisão contratual devem ser informados

O descumprimento desses prazos pode resultar em autuação pela fiscalização do trabalho.

• Livro de Inspeção do Trabalho – eLIT

O livro de Inspeção do trabalho será adotado na forma eletrônica como uma das funcionalidades do DET, em substituição ao livro impresso.  Os documentos antigos, porém, devem ser preservados para apresentação, se exigidos pela fiscalização.

• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) e Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)

Os artigos 18 a 21 da Portaria nº 01/2025 do MTE unificam a forma de prestar as informações relativas ao CAGED e da RAIS por meio do e-Social.

Em resumo, a norma estabelece que os empregadores não precisam mais preencher declarações separadas, desde que enviem os eventos corretamente ao e-Social nos prazos estipulados.

Substituição do CAGED (Art. 18)

A comunicação de admissões e dispensas agora é feita exclusivamente via e-Social. Os prazos críticos são:

• Admissão: Deve ser enviada até o dia imediatamente anterior ao início do trabalho.
• Rescisão: Deve ser enviada até o 10º dia seguinte à ocorrência.
• Alterações e Atualizações: Devem ser enviadas até o dia 15 do mês seguinte (salário, transferências, reintegrações, horário e local de trabalho).

Substituição da RAIS (Art. 19)

A Relação Anual de Informações Sociais também é alimentada pelos dados do eSocial. A portaria detalha o que deve ser informado para cada categoria:

• Empregados CLT: Seguem os mesmos prazos de admissão e rescisão citados acima, incluindo verbas rescisórias e detalhes como raça/etnia (obrigatório desde jan/2024).

Penalidades (Art. 21)

O descumprimento dos prazos, a omissão de dados ou o envio de informações incorretas sujeitam o empregador a multas previstas na Lei nº 7.998/1990.

• Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET)

A Portaria regulamenta o DET, ferramenta digital oficial para comunicação entre a fiscalização do trabalho e os empregadores.

O DET aplica-se a todos aqueles que estiverem sujeitos à Inspeção do Trabalho, tenham ou não empregados.

Condomínios e empresas do setor devem:

• Informar e manter atualizado pelo menos um e-mail, a fim de possibilitar o envio automático de mensagens com alertas;
• Consultar regularmente a caixa postal do DET, que funcionará das 06:00h às 20:00h;
• As notificações serão consideradas recebidas após 15 dias, mesmo sem consulta

O acesso ao DET é feito pela conta gov.br com nível de segurança prata ou ouro.

• CBO e QBQ

A Portaria aprova a CBO e o QBQ.  A CBO é a classificação brasileira de ocupações, que tipifica a atividade laboral exercida pelo empregado, enquanto o QBQ – Quadro Brasileiro de Qualificações – informa as competências, o preparo, a qualificação do empregado para o exercício da atividade em questão.

A CBO e suas atualizações, bem como o QBQ serão disponibilizados no portal gov.br

• Certidões de cumprimento de cotas

O Ministério do Trabalho e Emprego – MTE – disponibilizará sistema eletrônico para emissão de certidões de cumprimento das cotas legais de contratação de pessoas com deficiência e aprendizes. As certidões terão como base exclusivamente as informações prestadas no e-Social, sem validação prévia pela fiscalização.

Para estabelecimentos que totalizam 100 ou mais empregados, a contratação de pessoas com deficiência ou reabilitados da Previdência Social é obrigatória, variando de 2% a 5% conforme o número total de funcionários.

Quanto à contratação de aprendizes, vale destacar que os condomínios representados pelo Secovi estão liberados de tal obrigação, por força de decisão judicial em mandado de segurança coletivo.  Para tanto, o condomínio deve estar em dia com o pagamento das contribuições sindical e assistencial, mantendo as guias pagas à disposição da fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).